SISTEM MANAJEMEN MUTU - PEMECAHAN MASALAH
Kita kebanyakan berhadapan dengan tantangan Setiap hari
dan memecahkan masalah hampir secara otomatis. Namun terkadang ada isu
signifikan yang sulit dipecahkan dengan cepat atau begitu saja. Selain untuk
membantu menghadapi isu-isu yang ada, pemecahan masalah juga merupakan
kemampuan hidup. Kita pasti harus belajar bagaimana cara menjadi
pemecah masalah yang efektif dengan menggunakan pemikiran kreatif, kritis dan
logis pada sejumlah masalah.
Agar bisa menjadi pemecah masalah yang efektif, kita
harus terlebih dulu mengenali masalah sebelum mencoba memecahkannya. Kami telah
memutuskan untuk memulai perjalanan ini dengan siklus pemecahan masalah karena
kita akan lebih mudah mengikuti prosesnya langkah demi langkah. Ingatlah bahwa
ini hanya pola yang bisa dimodifikasi dan disesuaikan dengan menambah atau
menghilangkan langkah tertentu, tergantung sifat dan kerumitan masalah yang
ngin dipecahkan.
Langkah-langkah
dasar pemecahan masalah.
Ada berbagai pola pemecahan masalah yang bisa digunakan.
Salah satu dari yang paling sering digunakan terdiri dari serangkaian langkah, yang mencakup pengenalan
masalah, mencari pilihan dan
melaksanakan kemungkinan solusi.
Seperti yang bisa dilihat dari grafik di bawah, proses
pemecahan masalah terdiri dari empat langkah utama:
1. Pencarian fakta
2. Pencarian
ide/Pemunculan alternatif solusi
3. Pencarian
solusi/Evaluasi
4. Penerapan dan
tindak lanjut solusi
Langkah-langkah dasar pemecahan masalah
1. Pencarian fakta
Pencarian fakta melibatkan pengumpulan semua fakta dan
informasi yang terkait dengan masalah yang diteliti dan dijelaskannya sejelas
mungkin. Tahap ini merupakan komponen yang sangat penting dalam siklus
pemecahan masalah yang memiliki serangkaian masalah sendiri serta peluang untuk
meningkatkan ke-konstruktifan proses pemecahan masalah.
Fakta adalah potongan informasi tentang dunia yang bisa
secara bebas diverifikasi oleh metode penelitian yang diterima secara umum
sebagai informasi yang bisa dipercaya dan bisa dijadikan dasar untuk
pengambilan keputusan.
Tujuan usaha pencarian fakta adalah untuk memasukkan
sebanyak mungkin informasi yang bisa dipertanggung jawabkan ke dalam proses
pemecahan masalah.
2. Pencarian ide
Di tahap ini, intinya adalah memunculkan sebanyak mungkin
ide. Cara melakukannya bervariasi mulai dari menanyakan pendapat orang lain, melalui
alat kreatifitas terprogram seperti teknik berpikir lateral1 (teknik berpikir
menyimpang) dan curah gagasan.Ide yang Buruk Biasanya memacu munculnya ide yang
bagus.
3. Curah gagasan Individual
Saat melakukan curah gagasan sendirian, kita akan cenderung
menghasilkan rentang ide yang lebih luas dibanding jika bersama kelompok. Kita
tidak perlu memikirkan ego atau pendapat orang lain, dan dengan demikian bisa
lebih kreatif. Namun, kita mungkin tidak mengembangkan ide dengan efektif karena kita tidak memiliki
pengalaman kelompok yang bisa membantu. (Banyak kepala lebih baik daripada satu
kepala)
4. Curah Gagasan Kelompok
Curah gagasan kelompok bisa sangat efektif karena
memanfaatkan pengalaman dan kreatifitas semua anggota kelompok. Saat
seorang anggota kelompok mencapai
batasan idenya, kreatifitas dan pengalaman anggota lain akan membawa ide ini ke
tahap berikutnya. Maka, curah gagasan kelompok cenderung memunculkan ide yang
lebih dalam dari curah gagasan individual.
- Tentukan masalah yang ingin dipecahkan dengan jelas,
- dan tentukan kriteria-kriteria yang harus dipenuhi;
- Jaga agar diskusi tetap terfokus pada masalah itu;
- Pastikan tidak ada yang mengkritik atau mengevaluasi ide dalam tahap ini.
- Kritik menimbulkan unsur resiko pada anggota kelompok saat mengajukan sebuah ide. Hal ini menggoyahkan kreatifitas dan merusak sifat alami diskusi curah gagasan yang baik yaitu mengalir bebas.
- Menimbulkan sikap antusias, dan tidak mengkritik diantara anggota kelompok.
- Cobalah membuat semua orang menyumbangkan dan mengembangkan ide, termasuk anggota kelompok yang paling pendiam;
- Biarkan orang-orang merasakan senangnya melakukan curah gagasan.
- Dorong mereka untuk memunculkan sebanyak mungkin ide, mulai dari yang praktis dan jelas sampai ke yang paling tidak praktis.
- Sambutlah kreatifitas;
- Pastikan tidak ada rangkaian pikiran yang diikuti terlalu lama;
- Dorong orang untuk mengembangkan ide orang lain, atau menggunakan satu ide untuk menciptakan ide baru; dan
- Tunjuk satu orang untuk mencatat semua ide yang keluar di sesi ini. Salah satu cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan diagram yang bisa dipindahkan. Ide-ide ini harus dianalisis dan dievaluasi setelah diskusi.
5. Pencarian solusi/Evaluasi
Pencarian
solusi memiliki dua bagian:
a. Memutuskan
sebuah solusi dan
b. Mengerjakan
solusi tersebut.
Memutuskan sebuah solusi yang tampak bisa memecahkan
masalah dengan cara terbaik melibatkan pemikiran atau pertimbangan tentang
semua kemungkinan hasil solusi tersebut. Mengerjakan solusi berarti menemukan
dengan jelas bagaimana cara melakukan solusi tersebut.
6. Penerapan dan tindak lanjut solusi
Setelah kita memilih kemungkinan solusi, kita sudah siap
untuk menerapkannya kedalam tindakan. Kita akan memerlukan energi dan motivasi
untuk melakukan ini karena penerapan solusi membutuhkan waktu dan usaha yang
tidak sedikit. (Jika solusi tersebut mudah ditemukan dan dilakukan, pasti sudah
kita lakukan tanpa berlama-lama membahasnya.) Kita bisa mempersiapkan diri untuk menerapkan
solusi dengan merencanakan kapan dan bagaimana kita akan
melakukannya, apakah kita membicarakannya dengan orang lain atau tidak, dan
hadiah apa yang kita berikan pada diri sendiri setelah melakukannya.
7. Teknik Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan yang baik merupakan kemampuan
penting bagi kesuksesan karir secara umum, khususnya bagi erja tim yang
efektif. Jika kita bisa belajar membuat keputusan yang berdasarkan waktu
(terjadwal) dan yang dipertimbangkan dengan matang, maka biasanya kita akan bisa membawa tim mencapai keberhasilan yang
memang pantas didapatkan. Namun, jika kita membuat keputusan yang buruk, tim
kita beresiko gagal dan waktu anda sebagai rekan se-tim akan sangat singkat.
8. Menggunakan Diagram Pengambilan Keputusan
Diagram
pengambilan keputusan adalah cara tradisional untuk mengevaluasi
alternatif solusi untuk memecahkan
situasi bermasalah.
9. Pemikiran Sistem
Pola
pemikiran untuk penilaian
Beberapa kata digunakan sebanyak (dan dimengerti
sesedikit) kata “sistem”. Dari “sistem tata surya” melalui “sistem permesinan”
dan “pendekatan sistem” sampai ke “semuanya ada di dalam sistem!” kata ini
digunakan dan dilecehkan dengan sedikit sekali kejelasan dan ketepatan. Sangat
banyak ilmuwan, filsuf, manajer bisnis, insiyur, dan pendidik yang menerapkan pendekatan sistem untuk memahami,
mendiagnosa dan menyusun rangkaian fenomena, kondisi dan hubungan yang dilihat.
10. Pendekatan sistem
Apa sebenarnya pendekatan
sistem itu? Pendekatan sistem adalah dua hal yang muncul bersamaan.
Pertama, pendekatan sistem adalah sikap dasar pikiran untuk memecahkan
masalah. Kekukuhan pada yang pertama ini
mengambil “keseluruhan” sudut pandang, bukan sekedar “potongan-potongan kecil”
pendekatan yang biasa digunakan.
Kedua, pendekatan sistem adalah metodologi yang
dilahirkan (dengan pengaturan sistem) untuk desain, instalasi dan sistem
kendali, yang telah dengan sukses diterapkan pada hampir semua jenis proyek
baru, termasuk proyek manajemen, pendidikan dan produksi industri.
Definisi masalah
Kapanpun kita harus memecahkan masalah, definisi masalah yang kita pakai akan
mempengaruhi solusi yang kita temukan, bahkan mungkin akan menentukan solusi
tersebut. Saat kita harus memecahkan masalah, masalah itu mungkin akan
didefinisikan secara samar. Langkah pertama yang harus diambil adalah
mempelajari istilah dasar pemecahan masalah yang bisa digunakan. Jika kita
tidak melakukannya dengan seksama, kita tidak akan bisa maju.
Tujuan
Definisi masalah ditentukan dengan tujuan: jika kita
mengingat berbagai tujuan, kita akan bisa melihat situasi yang sama dengan cara
yang berbeda. Maka, untuk mengidentifikasi masalah, kita harus mengidentifikasi
tujuan kita. Tujuan adalah apa yang ingin kita lakukan atau apa yang ingin kita
capai. Tanpa tujuan yang jelas kita tidak bisa memikirkan masalah.
Situasi
Situasi adalah kondisi sekitar/kondisi lingkungan.
Situasi tidak bagus dan juga tidak jelek. Kita harus memahami situasi
seobjektif mungkin. Biasanya hampir semua situasi bukan masalah. Tapi sejumlah
pemecah masalah menganggap semua situasi adalah masalah. Sebelum kita mengenali
masalah, kita harus mengangkap situasi dengan jelas tanpa melabelinya dengan
masalah atau bukan masalah. Tanpa memandang situasi dengan objektif, Pemecahan
Masalah akan berpandangan sempit, karena pemecah masalah memandangnya dengan
prasangka.
Masalah
Masalah adalah bagian dari situasi, yang tidak bisa
menyadari tujuannya. Karena para pemecah masalah sering mengabaikan perbedaan
tujuan, mereka tidak bisa menangkap masalah sebenarnya. Jika tujuannya berbeda,
situasi yang sama bisa jadi masalah atau tidak sama sekali.
Penyebab yang bisa dipecahkan
Penyebab yang bisa dipecahkan adalah bagian dari
penyebab. Saat kita memecahkan masalah, kita harus fokus pada penyebab yang bisa dipecahkan. Menemukan
penyebab yang bisa dipecahkan adalah langkah penting lain dalam Pemecahan
Masalah. Tapi pemecah masalah seringnya tidak mengeluarkan penyebab yang bisa
dipecahkan dari penyebab keseluruhan. Jika kita mencoba memecahkan penyebab
yang tak terpecahkan, kita membuang waktu. Mengeluarkan penyebab yang bisa
dipecahkan adalah langkah berguna untuk membuat Pemecahan Masalah jadi efisien.
Isu
Isu adalah ekspresi berlawanan sebuah masalah. Jika
masalah adalah kita tidak punya uang, maka isunya adalah (bagaimana cara) kita
mendapatkan uang. Sejumlah pemecah
masalah tidak mengetahui apa isu itu. Mereka menganggap “kita tidak punya uang”
sebagai isu. Yang paling parah, mereka mencampur adukkan isu dengan masalah,
yang harusnya berbentuk ungkapan negatif dan isu berbentuk ungkapan positif.
Solusi
Solusi adalah tindakan khusus untuk memecahkan masalah,
yang sama dengan tindakan khusus untuk menyadari isu. Sejumlah pemecah masalah
tidak mengubah isu menjadi tindakan yang lebih spesifik lagi. Isu bukan solusi.
Pemecah masalah harus mewujudkan isu menjadi tindakan spesifik.
Sistem pola dasar
Kata “archetype” berasal dari bahasa Yunani archetypos,
yang berarti pola dasar. Sistem Pola dasar ini dikembangkan pada pertengahan
tahun 1980-an dengan memetakan siklus sebab akibat dan pemodelan komputer yang
kompleks. Sebagai mana sudah dikatakan terlebih dahulu bahwa dalam sistem
berpikir terlibat kemampuan untuk menciptakan dan mengubah pola kelakuan.
Dengan melihat hubungan umpan balik (memperkuat dan mengimbangi), kita dengan cepat
bisa membuat hipotesa yang dapat dipercaya dan konsisten pada sistem
pengendalian. Sewaktu bekerja dengan
menggunakan pola dasar, kita akan menjadi bagian dari diagnostik repertorie,
kita akan mampu berbicara tentang isu
sistemik dan tidak memerlukan komputer atau alat peraga.
Diagram memperlihatkan
Sedikit contoh bagaimana suatu phenomena yang pasti tumbuh pada sisi negatif
dan sisi positif dapat dipelajari berdasarkan pengenalan dan fitur-fitur yang
berulang melalui waktu
saya tertarik dengan tulisan anda...saya ingin lebih tahu mendalam....kalo boleh tahu daftar pustakanya
BalasHapus