SISTEM MANAJEMEN MUTU - PEMECAHAN MASALAH



Kita kebanyakan berhadapan dengan tantangan Setiap hari dan memecahkan masalah hampir secara otomatis. Namun terkadang ada isu signifikan yang sulit dipecahkan dengan cepat atau begitu saja. Selain untuk membantu menghadapi isu-isu yang ada, pemecahan masalah juga merupakan kemampuan hidup.  Kita   pasti harus belajar bagaimana cara menjadi pemecah masalah yang efektif dengan menggunakan pemikiran kreatif, kritis dan logis pada sejumlah masalah.
Agar bisa menjadi pemecah masalah yang efektif, kita harus terlebih dulu mengenali masalah sebelum mencoba memecahkannya. Kami telah memutuskan untuk memulai perjalanan ini dengan siklus pemecahan masalah karena kita akan lebih mudah mengikuti prosesnya langkah demi langkah. Ingatlah bahwa ini hanya pola yang bisa dimodifikasi dan disesuaikan dengan menambah atau menghilangkan langkah tertentu, tergantung sifat dan kerumitan masalah yang ngin dipecahkan.

Langkah-langkah dasar pemecahan masalah.
Ada berbagai pola pemecahan masalah yang bisa digunakan. Salah satu dari yang paling sering digunakan terdiri dari  serangkaian langkah, yang mencakup pengenalan masalah, mencari pilihan  dan melaksanakan kemungkinan solusi.
Seperti yang bisa dilihat dari grafik di bawah, proses pemecahan masalah terdiri dari empat langkah utama:
1.  Pencarian fakta
2.  Pencarian ide/Pemunculan alternatif solusi
3.  Pencarian solusi/Evaluasi
4.  Penerapan dan tindak lanjut solusi


Langkah-langkah dasar pemecahan masalah


1. Pencarian fakta
Pencarian fakta melibatkan pengumpulan semua fakta dan informasi yang terkait dengan masalah yang diteliti dan dijelaskannya sejelas mungkin. Tahap ini merupakan komponen yang sangat penting dalam siklus pemecahan masalah yang memiliki serangkaian masalah sendiri serta peluang untuk meningkatkan ke-konstruktifan proses pemecahan masalah.
Fakta adalah potongan informasi tentang dunia yang bisa secara bebas diverifikasi oleh metode penelitian yang diterima secara umum sebagai informasi yang bisa dipercaya dan bisa dijadikan dasar untuk pengambilan keputusan.
Tujuan usaha pencarian fakta adalah untuk memasukkan sebanyak mungkin informasi yang bisa dipertanggung jawabkan ke dalam proses pemecahan masalah.

2. Pencarian ide
Di tahap ini, intinya adalah memunculkan sebanyak mungkin ide. Cara melakukannya bervariasi mulai dari menanyakan pendapat orang lain, melalui alat kreatifitas terprogram seperti teknik berpikir lateral1 (teknik berpikir menyimpang) dan curah gagasan.Ide yang Buruk Biasanya memacu munculnya ide yang bagus.

3. Curah gagasan Individual
Saat melakukan curah gagasan sendirian, kita akan cenderung menghasilkan rentang ide yang lebih luas dibanding jika bersama kelompok. Kita tidak perlu memikirkan ego atau pendapat orang lain, dan dengan demikian bisa lebih kreatif. Namun, kita mungkin tidak mengembangkan  ide dengan efektif karena kita tidak memiliki pengalaman kelompok yang bisa membantu. (Banyak kepala lebih baik daripada satu kepala)        

4. Curah Gagasan Kelompok
Curah gagasan kelompok bisa sangat efektif karena memanfaatkan pengalaman dan kreatifitas semua anggota kelompok. Saat seorang  anggota kelompok mencapai batasan idenya, kreatifitas dan pengalaman anggota lain akan membawa ide ini ke tahap berikutnya. Maka, curah gagasan kelompok cenderung memunculkan ide yang lebih dalam dari curah gagasan individual.

  • Tentukan masalah yang ingin dipecahkan dengan jelas, 
  • dan tentukan kriteria-kriteria yang harus dipenuhi;
  • Jaga agar diskusi tetap terfokus pada masalah itu;
  • Pastikan tidak ada yang mengkritik atau mengevaluasi ide dalam tahap ini.
  • Kritik menimbulkan unsur resiko pada anggota kelompok saat mengajukan sebuah ide. Hal ini menggoyahkan kreatifitas dan merusak sifat alami diskusi curah gagasan yang baik yaitu mengalir bebas. 
  • Menimbulkan sikap antusias, dan tidak mengkritik diantara anggota kelompok.
  • Cobalah membuat semua orang menyumbangkan dan mengembangkan ide, termasuk anggota kelompok yang paling pendiam;
  • Biarkan orang-orang merasakan senangnya melakukan curah gagasan.
  • Dorong mereka untuk memunculkan sebanyak mungkin ide, mulai dari yang praktis dan jelas sampai ke yang paling tidak praktis.
  • Sambutlah kreatifitas;
  • Pastikan tidak ada rangkaian pikiran yang diikuti terlalu lama;
  • Dorong orang untuk mengembangkan  ide orang lain, atau menggunakan satu ide untuk menciptakan ide baru; dan
  • Tunjuk satu orang untuk mencatat semua ide yang keluar di sesi ini. Salah satu cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan diagram yang bisa dipindahkan. Ide-ide ini harus dianalisis dan dievaluasi setelah diskusi.
5. Pencarian solusi/Evaluasi
Pencarian solusi memiliki dua bagian:
a. Memutuskan sebuah solusi dan
b. Mengerjakan solusi tersebut.

Memutuskan sebuah solusi yang tampak bisa memecahkan masalah dengan cara terbaik melibatkan pemikiran atau pertimbangan tentang semua kemungkinan hasil solusi tersebut. Mengerjakan solusi berarti menemukan dengan jelas bagaimana cara melakukan solusi tersebut.

6. Penerapan dan tindak lanjut solusi
Setelah kita memilih kemungkinan solusi, kita sudah siap untuk menerapkannya kedalam tindakan. Kita akan memerlukan energi dan motivasi untuk melakukan ini karena penerapan solusi membutuhkan waktu dan usaha yang tidak sedikit. (Jika solusi tersebut mudah ditemukan dan dilakukan, pasti sudah kita lakukan tanpa berlama-lama membahasnya.) Kita bisa  mempersiapkan diri untuk menerapkan
solusi dengan merencanakan kapan dan bagaimana kita akan melakukannya, apakah kita membicarakannya dengan orang lain atau tidak, dan hadiah apa yang kita berikan pada diri sendiri setelah melakukannya.

7. Teknik Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan yang baik merupakan kemampuan penting bagi kesuksesan karir secara umum, khususnya bagi erja tim yang efektif. Jika kita bisa belajar membuat keputusan yang berdasarkan waktu (terjadwal) dan yang dipertimbangkan dengan matang, maka biasanya kita akan  bisa membawa tim mencapai keberhasilan yang memang pantas didapatkan. Namun, jika kita membuat keputusan yang buruk, tim kita beresiko gagal dan waktu anda sebagai rekan se-tim akan sangat singkat.

8. Menggunakan Diagram Pengambilan Keputusan
Diagram pengambilan keputusan adalah cara tradisional untuk mengevaluasi alternatif  solusi untuk memecahkan situasi bermasalah.


9. Pemikiran Sistem
Pola pemikiran untuk penilaian
Beberapa kata digunakan sebanyak (dan dimengerti sesedikit) kata “sistem”. Dari “sistem tata surya” melalui “sistem permesinan” dan “pendekatan sistem” sampai ke “semuanya ada di dalam sistem!” kata ini digunakan dan dilecehkan dengan sedikit sekali kejelasan dan ketepatan. Sangat banyak ilmuwan, filsuf, manajer bisnis, insiyur, dan pendidik yang  menerapkan pendekatan sistem untuk memahami, mendiagnosa dan menyusun rangkaian fenomena, kondisi dan hubungan yang dilihat.

10. Pendekatan sistem
Apa sebenarnya pendekatan  sistem itu? Pendekatan sistem adalah dua hal yang muncul bersamaan. Pertama,  pendekatan sistem adalah  sikap dasar pikiran untuk memecahkan masalah.  Kekukuhan pada yang pertama ini mengambil “keseluruhan” sudut pandang, bukan sekedar “potongan-potongan kecil” pendekatan yang biasa digunakan.
Kedua, pendekatan sistem adalah metodologi yang dilahirkan (dengan pengaturan sistem) untuk desain, instalasi dan sistem kendali, yang telah dengan sukses diterapkan pada hampir semua jenis proyek baru, termasuk proyek manajemen, pendidikan dan produksi industri.


Definisi masalah
Kapanpun kita harus memecahkan masalah,  definisi masalah yang kita pakai akan mempengaruhi solusi yang kita temukan, bahkan mungkin akan menentukan solusi tersebut. Saat kita harus memecahkan masalah, masalah itu mungkin akan didefinisikan secara samar. Langkah pertama yang harus diambil adalah mempelajari istilah dasar pemecahan masalah yang bisa digunakan. Jika kita tidak melakukannya dengan seksama, kita tidak akan bisa maju.

Tujuan
Definisi masalah ditentukan dengan tujuan: jika kita mengingat berbagai tujuan, kita akan bisa melihat situasi yang sama dengan cara yang berbeda. Maka, untuk mengidentifikasi masalah, kita harus mengidentifikasi tujuan kita. Tujuan adalah apa yang ingin kita lakukan atau apa yang ingin kita capai. Tanpa tujuan yang jelas kita tidak bisa memikirkan masalah.

Situasi 
Situasi adalah kondisi sekitar/kondisi lingkungan. Situasi tidak bagus dan juga tidak jelek. Kita harus memahami situasi seobjektif mungkin. Biasanya hampir semua situasi bukan masalah. Tapi sejumlah pemecah masalah menganggap semua situasi adalah masalah. Sebelum kita mengenali masalah, kita harus mengangkap situasi dengan jelas tanpa melabelinya dengan masalah atau bukan masalah. Tanpa memandang situasi dengan objektif, Pemecahan Masalah akan berpandangan sempit, karena pemecah masalah memandangnya dengan prasangka.

Masalah 
Masalah adalah bagian dari situasi, yang tidak bisa menyadari tujuannya. Karena para pemecah masalah sering mengabaikan perbedaan tujuan, mereka tidak bisa menangkap masalah sebenarnya. Jika tujuannya berbeda, situasi yang sama bisa jadi masalah atau tidak sama sekali.

Penyebab yang bisa dipecahkan
Penyebab yang bisa dipecahkan adalah bagian dari penyebab. Saat kita memecahkan masalah, kita harus fokus  pada penyebab yang bisa dipecahkan. Menemukan penyebab yang bisa dipecahkan adalah langkah penting lain dalam Pemecahan Masalah. Tapi pemecah masalah seringnya tidak mengeluarkan penyebab yang bisa dipecahkan dari penyebab keseluruhan. Jika kita mencoba memecahkan penyebab yang tak terpecahkan, kita membuang waktu. Mengeluarkan penyebab yang bisa dipecahkan adalah langkah berguna untuk membuat Pemecahan Masalah jadi efisien.

Isu 
Isu adalah ekspresi berlawanan sebuah masalah. Jika masalah adalah kita tidak punya uang, maka isunya adalah (bagaimana cara) kita mendapatkan uang.  Sejumlah pemecah masalah tidak mengetahui apa isu itu. Mereka menganggap “kita tidak punya uang” sebagai isu. Yang paling parah, mereka mencampur adukkan isu dengan masalah, yang harusnya berbentuk ungkapan negatif dan isu berbentuk ungkapan positif.

Solusi 
Solusi adalah tindakan khusus untuk memecahkan masalah, yang sama dengan tindakan khusus untuk menyadari isu. Sejumlah pemecah masalah tidak mengubah isu menjadi tindakan yang lebih spesifik lagi. Isu bukan solusi. Pemecah masalah harus mewujudkan isu menjadi tindakan spesifik.

Sistem pola dasar
Kata “archetype” berasal dari bahasa Yunani archetypos, yang berarti pola dasar. Sistem Pola dasar ini dikembangkan pada pertengahan tahun 1980-an dengan memetakan siklus sebab akibat dan pemodelan komputer yang kompleks. Sebagai mana sudah dikatakan terlebih dahulu bahwa dalam sistem berpikir terlibat kemampuan untuk menciptakan dan mengubah pola kelakuan. Dengan melihat hubungan umpan balik (memperkuat dan mengimbangi), kita dengan cepat bisa membuat hipotesa yang dapat dipercaya dan konsisten pada sistem pengendalian.  Sewaktu bekerja dengan menggunakan pola dasar, kita akan menjadi bagian dari diagnostik repertorie, kita akan mampu  berbicara tentang isu sistemik dan tidak memerlukan komputer atau alat peraga.





Diagram memperlihatkan Sedikit contoh bagaimana suatu phenomena yang pasti tumbuh pada sisi negatif dan sisi positif dapat dipelajari berdasarkan pengenalan dan fitur-fitur yang berulang melalui waktu

Komentar

  1. saya tertarik dengan tulisan anda...saya ingin lebih tahu mendalam....kalo boleh tahu daftar pustakanya

    BalasHapus

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

LYRIC OST Boys Before Flowers